テレワーク規則

テレワーク

近年の社会情勢の影響もあり「テレワーク」を導入している又は、今後導入しようとする事業主様も多いのではないでしょうか?
実際、運用していく中でどのような問題が起こる可能性があるのでしょうか?
事業所が抱える不安や問題点を解消するためにはどのようにしていけばいいのでしょうか?
しっかりとした制度を準備し運用することで、より効率的な職場環境を目指しましょう。

 

テレワークとは?

 

まず、「テレワーク」とはどのようなものでしょうか?

 

「tele」=遠い、沿革
「work」=働く、労働

 

読んで字のごとく、会社から離れた遠隔地で業務を行うことです。
そのテレワークにも大きく分けると次の三つの種類があります。

 

在宅型勤務

職場まで出勤しないで、在宅のまま業務をしてもらいます。
通勤時間がなくなることで、時間的余裕が生まれて家庭と仕事の両立を目指せる勤務体制です。

 

サテライトオフィス勤務

会社が、職場とは別に労働者の居住地と別にサテライトオフィスを設置してそちらで働いてもらうことです。
労働者としては、通勤時間を短縮でき、かつある程度オフィス機能を持った場所で業務が行えるという点で
職場勤務と在宅勤務の両方の特製を活かした働き方です。

 

モバイル勤務

ノートパソコンや携帯電話などのモバイル端末を利用して、労働者が自由な場所で勤務を行う働き方です。

 

テレワークの課題

 

コロナ禍の影響である程度浸透している感もあるテレワークですが、
諸外国に比べると日本では導入率が高くありません。

 

その原因のひとつは日本特有の「労働」への捉え方もあるように思います。

 

・大部屋主義

各個人への仕事の役割が明確でなく、「チーム」として業務を遂行する。
チーム内での相談、会議で意思決定を行う。

 

→チームメンバーと直接顔を合わせないと団結力が弱まる。
 人間関係が希薄になってしまいそうだ。

 

長時間労働の奨励

長時間働くことが美徳であるという価値観がまだまだ根強い。
報酬=労働時間への対価という考え方の「使用者」も「労働者」も多い。

 

→正確な労働時間の管理が難しい。
 残業や深夜労働をしているのかどうかの管理が困難だ。

 

終身雇用

日本は特に解雇に対しては厳しく制限されております。
単純に、能力不足では解雇することは無効になるような傾向が強いです。

 

→目の前にいないとさぼったりしないだろうか?
 しっかりと生産性をもった業務を行っているか確認出来ない。

 

現状の考え方を否定する意図ではありません。
それぞれ、一長一短の考え方であり良くない点もあれば良い部分もあります。
テレワークを導入しようとする場合は、違った角度から「労働者の管理」を考えなければ
前に進むことは出来ないのではないか?と考えております。

 

具体的な問題点

 

@コミュニケーションが希薄になる

職場へ通勤していると、毎日顔をあわせていたはずの同僚とも顔を合わせることがなくなります。
そのような状況下で孤独感を感じてしまったり、チームワークが弱まったりすることで生産性が下がってしまう事もよくあります。

 

→解決策
ビデオ機能のあるツールを用いてのミーティングを利用する。
また、全てをテレワーク化するのではなく週のうち2日ほどは出勤日を設定して
顔を合わせる機会を設けるようにする。

 

A自宅で業務を行う環境を作れない

小さなお子様がいらっしゃる場合などは、そちらに気がいってしまい業務に集中できない。
そのような場面もよくあるでしょう。
また、通信環境もオフィスとは違い不安定である等のインフラ上の問題もあるでしょう。

 

→解決策
 家族の理解を得られるようにする。
 仕事専用のデスクを作り、公使の切り替えをはっきりさせる。
 通信環境が不安定である等の場合は、契約の見直しなどが必要になるかもしれません。
 そのような時は、費用はどの程度会社が負担するのか?
 しっかりと事前に取り決めをしなければならないでしょう。

 

Bテレワーク出来る業務がない

そもそも、出勤しなければいけない業務しかない。
遠隔地で行える業務がない。

 

→解決策
 全てをテレワークにする必要はありません。
 しかし、逆もまた然りで全てを職場に行ってしなければならない訳ではないはずです。
 資料の作成などは在宅で行ったりも出来るのではないでしょうか? 
 業務の見直しをして、「職場しか出来なこと」「職場でなくても出来る事」を
 仕訳することも必要でしょう。

 

C勤怠管理が難しい

実際目の前にはいないので、本当に業務しているのだろうか?
さぼったりしていないだろうか?
そのような不安が出てくるでしょう。

 

→解決策
 出退勤時にメールやチャットで報告するようにしている事業所が多いです。
 また、パソコンの操作ログなどで勤怠管理をしたりすることもおすすめです。
 また、勤務時間中はビデオチャットを常時オンにするなどの方法も有効ではないでしょうか?

 

D仕事ぶりが分からないので評価をしにくい

実際働いている姿を見ていないので、上司から部下の働き方が見えにくくなる。
タスクの進捗が掴めなくなってしまい、仕事の進み具合が分からなくなってしまう。

 

→解決策
 仕事の成果に対する評価制度を導入しましょう。
 普段職場では一生懸命頑張っていると見えていた方が、実はあまり内容のあることを実施していなくて
 逆に、普段あまり目立たない方が目まぐるしい成果を出しているなど、見え方が変わってくることもあるかもしれません。
 また、複数名で管理できるツールを用いてそれぞれの業務進捗を共有することも大切です。 

 

E情報セキュリティに不安がある

テレワークでの一番の問題点はここです。
情報漏洩や紛失などのリスクは、職場で勤務するよりもはるかに大きくなります。

 

→解決策
 個人所有の端末の使用を認めずに会社貸与の端末を使用させる。
 もしくは、セキュリティソフトを会社指定のものをインストールさせる。
 その際の費用をどのように負担するのかも事前に定める必要があります。
 また、メールを送る際は暗号化をするなど漏洩を防ぐための社員教育も大切です。

 

事業所が事前に定めておくべき項目

 

テレワークの定義

事業所がいうテレワークとはどのような事を指し示すのかを明確示します。
「在宅勤務」なのか場所を特定しないのかなど、事前に定めましょう。

 

対象者

事業所内の誰に対してテレワークをさせるのか?を定めておく必要があります。

 

機器の貸与・費用負担

対象にどのような機器を貸与するのか?
通信費や用紙などの消耗品などをどのように会社が負担するのか?
明確に定めておきましょう。

 

通勤手当

テレワークなのでもちろん通常通りの通勤手当は必要ありません。
どのように処理をするのかを事前に定めておきましょう。

 

業務の開始・終了の報告

タイムカードの打刻は職場に行っていないので行うことは出来ません。
メールなどで報告させるのか?機器の操作履歴を記録させるのか?
予め定めておきましょう。

 

定例の報告等

午後1時からはオンラインミーティングを実施するなどする場合は
予め、定めておいた方がよいでしょう。

 

 

 

定めるべき事項として基本的なもののみを挙げました。
しかし、業種や業態によってはさらに定めるべき事項はあると思われます。
また、一度実践してみて問題点があった場合はその都度見直していくことが望ましいです。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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